Kamis, 04 Desember 2014

PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN



Perencanaan organisasi adalah proses menentukan bagaimanan organisasi bisa mencapai tujuannya. Perencanaan adalah proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Dalam istilah resmi perencanaan didefinisikan sebagai perkembangan sistematis dari pogram tindakan yang ditunjukan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi diantara peluang-peluang yang diprediksi terlebih dahulu. Perencanaan organisasi mempunyai dua maksud: perlindungan dan kesepakatan (protective dan affirmative). Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang:
a.         Apa yang harus dikerjakan (what must be done);
b.        Mengapa harus dikerjakan (why must be done);
c.         Di mana dikerjakan  (where will be done);
d.        Kapan akan dikerjakan (when will be done);
e.         Siapa yang akan mengerjakannya (who will do it); dan
f.         Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan (how will it be done).

2.          Unsur-unsur Perencanaan
Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.
a.         Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.
b.        Alat-alat (the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur, dan praktiknya.
c.         Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber.
d.        Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan
e.         Pengawasan (control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

3.         Elemen-elemen Perencanaan
Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau berbagai elemen perencanaan yang merupakan hasil daripada proses perencanaan. Di samping itu juga adanya hierarki perencanaan, menggolongkan rencana sesuai dengan tingkat-tingkat manajemen di mana rencana itu dilakukan.
a.         Menentukan permasalahannya
Yang dimaksud dengan menentukan permasalahan ialah apa yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam mencapai tujuan, atau apa yang ingin dicapai.
b.        Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan
Sedapat mungkin dengan waktu yang tersedia secara rasional mendapatkan fakta itu dalam bentuk yang baik sebagai sumber informasi.
c.         Analisis sumber informasi itu
Mempertimbangkan faktor-faktor informasi itu sama lain dan mencoba menghubungkan faktor informasi itu sama lain.
d.        Pilihlah tindakan-tindakan alternatif
Informasi yang sudah dianalisis itu akan tampak jelas, dan mudah diadakan penilaian.
e.         Mengambil keputusan
Melakukan analisis dan observasi selanjutnya untuk melihat apakah adanya faktor-faktor baru yang akan timbul yang mungkin diperlukan untuk suatu perubahan dalam pembuatan rencana itu.

B.       Organisasi
1.         Pengertian Organisasi
Organisasi berasal dari kataorganon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli dan pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Sebagai bahan perbandingan, berikut ini adalah sebagian pendapat mereka.
a.                  Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai “An organization is an identifiable group of people contributing their efforts toward the attainment of goals” (organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan)

b.                  James D. Mooney mengatakan, “Organization is the form of human association for the attainment of common purpose” (organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

2.         Ciri-ciri Organisasi
Berdasarkan atas kedua definisi tersebut, dapat diberikan ciri-ciri organisasi sebagai berikut.
a.         Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal;
b.        Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan yang merupakan kesatuan kegiatan;
c.         Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan usahanya/kontribusinya.
d.        Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan;
e.         Adanya tujuan yang ingin dicapai.

3.         Prinsip-prinsip Organisasi
Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah A.M. Williams dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration”, yang menyebutkan bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi hal berikut.
a.         Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
Menurut prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.

b.        Prinsip skala hierarki
Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek

c.         Prinsip kesatuan perintah
Menurut prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

d.        Prinsip pendelegasian wewenang
Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.

e.         Prinsip pertanggungjawaban
Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab seluruhnya kepada atasan.

f.         Prinsip pembagian pekerjaan
Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.

g.        Prinsip rentang pengendalian
Bahwa jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi.

h.        Prinsip fungsional
Seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional, harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaanya.

i.          Prinsip pemisahan
Beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan kepada orang lain.

j.          Prinsip keseimbangan
Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut.
k.        Prinsip fleksibilitas
Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri dan karena adanya pengaruh di luar organisasi sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

l.          Prinsip kepemimpinan
Dalam organisasi apa pun bentuknya diperlukan kepemimpinan atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan akivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakkan oleh pemimpin organiasasi tersebut.

Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha yang terkoordinasi dalam organisasi. Perencanaan Organisasional mempunyai dua tujuan :
1.        Tujuan Perlindungan (Protective) : meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan
2.        Tujuan Kesepakatan (Affirmative) : meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional

Koontz O’Donnel menyatakan maksud perencanaan adalah :
“untuk melancarkan pencapaian usaha dan tujuan”

Henry Fayol telah mengembangkan 16 garis pedoman umum yang bisa digunakakn ketika mengorganisasi sumber daya-sumber daya, yaitu :

1.        Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.
2.        Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan sehingga konsisten dengan tujuan, sumber daya, dan kebutuhan dari per soalan tersebut.
3.        Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, enerjik, dan menuntun.
4.        Mengkoordinasi semua aktivitas-aktivitas dan usaha-usaha.
5.        Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan tepat.
6.        Menyusun seleksi yang efisien sehingga tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik, dan tiap-tiap karyawan ditempatkan pada tempat dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara maksimal.
7.        Mendefinisikan tugas-tugas.
8.        Mendorong inisiatif dan tanggung jawab.
9.        Menberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan.
10.    Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.
11.    Mempertahankan disiplin.
12.    Menjamin bahwa kepentingan individu konsisiten dengan kepentingan umum dari organisasi.
13.    Mengakui adanya satu komando.
14.    Mempromosikan koordinasi dahan dan kemusiaan.
15.    Melembagakan dan memberlakukan pengawsan.
16.    Menghindari adanya pengaturan, birokrasi, dan kertas kerja.

Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga Kerja
Keuntungan :
1.        Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat
2.        Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain
3.        Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
4.        Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk

Kerugian :
1.        Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia
2.        Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun

Menurut Chester Barnard akan makin banyak perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika :
1.        Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi
2.        Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah
3.        Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung
4.        Rantai komando yang lengkap
5.        Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai
6.        Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional
7.        Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer
Jenis-Jenis Wewenang
1.        Wewenang Lini
2.        Wewenang Staf
3.        Wewenang Fungsional
Delegasi
Terdapat tiga langkah dalam proses pendelegasian :
1.        Membebankan semua kewajiban tertentu pada individu
2.        Proses pendelegasian melibatkan pemberian wewenang yang semestinya kepada bawahan
3.        Penciptaan kewajiban pada bawahan untuk melaksanakan kewajiban yang dibebankan
Kendala bagi proses pendelegasian
1.        Kendala yang berhubungan dengan penyelia
2.        Kendala yang berhubungan dengan bawahan
3.        Kendala yang berhubungan dengan organisasi

Sumber:
Ibid., hlm. 24-26.
Khaerul Umam, Perilaku Organisasi, Pustaka Setia, 2010. hlm. 24
Soewarno Handayaningrat,Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, Gunung Agung, 1995, hlm. 127.
Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru Algesindo, 2009, hlm. 166.
Winardi, Asas-asas Manajemen, Mandar Maju, 1990, hlm. 235-237.
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab11dasar_dasar_pengorganisasian.pdf
http://home.unpar.ac.id/~lpkm/dasar-dasar%20pengorganisasian.html
http://rodlialramdhan.blogspot.com/2013/09/fungsi-perencanaan-dalam-organisasi.html?m=1