Perencanaan organisasi adalah proses
menentukan bagaimanan organisasi bisa mencapai tujuannya. Perencanaan adalah
proses menentukan dengan tepat apa yang akan dilakukan organisasi untuk
mencapai tujuannya. Dalam istilah resmi perencanaan didefinisikan sebagai
perkembangan sistematis dari pogram tindakan yang ditunjukan pada pencapaian
tujuan bisnis yang telah disepakati dengan proses analisa, evaluasi, seleksi
diantara peluang-peluang yang diprediksi terlebih dahulu. Perencanaan
organisasi mempunyai dua maksud: perlindungan dan kesepakatan (protective dan
affirmative). Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh
aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam perencanaan dirumuskan dan
ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang:
a.
Apa yang harus dikerjakan (what must be
done);
b.
Mengapa harus dikerjakan (why must be done);
c.
Di mana dikerjakan (where will be
done);
d.
Kapan akan dikerjakan (when will be done);
e.
Siapa yang akan mengerjakannya (who will do
it); dan
f.
Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan (how
will it be done).
2. Unsur-unsur Perencanaan
Di
bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang merupakan
sistematika berpikir dalam perencanaan.
a.
Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari
tujuan perencanaan.
b.
Alat-alat (the means) yaitu meliputi
pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur, dan praktiknya.
c.
Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi
kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber.
d.
Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan
prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana
tersebut dapat dilaksanakan
e.
Pengawasan (control) yaitu menentukan
prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada
rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.
3. Elemen-elemen
Perencanaan
Salah
satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah
meninjau berbagai elemen perencanaan yang merupakan hasil daripada proses
perencanaan. Di samping itu juga adanya hierarki perencanaan, menggolongkan
rencana sesuai dengan tingkat-tingkat manajemen di mana rencana itu dilakukan.
a.
Menentukan permasalahannya
Yang
dimaksud dengan menentukan permasalahan ialah apa yang harus dilakukan oleh
pimpinan dalam mencapai tujuan, atau apa yang ingin dicapai.
b.
Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang
penting/dibutuhkan
Sedapat
mungkin dengan waktu yang tersedia secara rasional mendapatkan fakta itu dalam
bentuk yang baik sebagai sumber informasi.
c.
Analisis sumber informasi itu
Mempertimbangkan
faktor-faktor informasi itu sama lain dan mencoba menghubungkan faktor
informasi itu sama lain.
d.
Pilihlah tindakan-tindakan alternatif
Informasi
yang sudah dianalisis itu akan tampak jelas, dan mudah diadakan penilaian.
e.
Mengambil keputusan
Melakukan
analisis dan observasi selanjutnya untuk melihat apakah adanya faktor-faktor
baru yang akan timbul yang mungkin diperlukan untuk suatu perubahan dalam
pembuatan rencana itu.
B. Organisasi
1. Pengertian
Organisasi
Organisasi
berasal dari kataorganon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian
organisasi telah banyak disampaikan para ahli dan pada dasarnya tidak ada
perbedaan yang prinsip. Sebagai bahan perbandingan, berikut ini adalah sebagian
pendapat mereka.
a.
Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai
“An organization is an identifiable group of people contributing their efforts
toward the attainment of goals” (organisasi adalah suatu kelompok manusia yang
dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan)
b.
James D. Mooney mengatakan, “Organization is
the form of human association for the attainment of common purpose” (organisasi
adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)
2. Ciri-ciri
Organisasi
Berdasarkan
atas kedua definisi tersebut, dapat diberikan ciri-ciri organisasi sebagai
berikut.
a.
Adanya suatu kelompok orang yang dapat
dikenal;
b.
Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi
satu sama lain saling berkaitan yang merupakan kesatuan kegiatan;
c.
Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan
usahanya/kontribusinya.
d.
Adanya kewenangan, koordinasi, dan
pengawasan;
e.
Adanya tujuan yang ingin dicapai.
3. Prinsip-prinsip
Organisasi
Prinsip-prinsip
organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah A.M.
Williams dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration”,
yang menyebutkan bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi hal berikut.
a.
Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas
Menurut
prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan untuk
mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan
(public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan
struktur organisasi.
b.
Prinsip skala hierarki
Saluran
perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal
yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek
c.
Prinsip kesatuan perintah
Menurut
prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan
pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat
memerintah beberapa orang bawahan.
d.
Prinsip pendelegasian wewenang
Hendaknya
pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain
jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.
e.
Prinsip pertanggungjawaban
Dalam
menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab seluruhnya kepada
atasan.
f.
Prinsip pembagian pekerjaan
Pengelompokan
tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit
kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.
g.
Prinsip rentang pengendalian
Bahwa
jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi
secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi.
h.
Prinsip fungsional
Seorang
pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional, harus jelas tugas dan
wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari
pekerjaanya.
i.
Prinsip pemisahan
Beban
tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan kepada orang lain.
j.
Prinsip keseimbangan
Keseimbangan
antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal
ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi
tersebut.
k.
Prinsip fleksibilitas
Organisasi
harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika
organisasi sendiri dan karena adanya pengaruh di luar organisasi sehingga
organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.
l.
Prinsip kepemimpinan
Dalam
organisasi apa pun bentuknya diperlukan kepemimpinan atau dengan kata lain
organisasi mampu menjalankan akivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang
digerakkan oleh pemimpin organiasasi tersebut.
Tujuan Perencanaan adalah membentuk usaha
yang terkoordinasi dalam organisasi. Perencanaan Organisasional mempunyai dua
tujuan :
1.
Tujuan Perlindungan (Protective) :
meminimisasikan resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi
bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan
2.
Tujuan Kesepakatan (Affirmative) :
meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional
Koontz O’Donnel menyatakan maksud perencanaan
adalah :
“untuk melancarkan pencapaian usaha dan
tujuan”
Henry Fayol telah mengembangkan 16 garis
pedoman umum yang bisa digunakakn ketika mengorganisasi sumber daya-sumber
daya, yaitu :
1.
Menyiapkan dan melaksanakan rencana
operasional secara bijaksana.
2.
Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan
sehingga konsisten dengan tujuan, sumber daya, dan kebutuhan dari per soalan
tersebut.
3.
Menetapkan wewenang tunggal, kompeten,
enerjik, dan menuntun.
4.
Mengkoordinasi semua aktivitas-aktivitas dan
usaha-usaha.
5.
Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan
tepat.
6.
Menyusun seleksi yang efisien sehingga
tiap-tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik, dan tiap-tiap
karyawan ditempatkan pada tempat dimana dia bisa menyumbangkan tenaganya secara
maksimal.
7.
Mendefinisikan tugas-tugas.
8.
Mendorong inisiatif dan tanggung jawab.
9.
Menberikan balas jasa yang adil dan sesuai
bagi jasa yang diberikan.
10.
Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan
kekeliruan.
11.
Mempertahankan disiplin.
12.
Menjamin bahwa kepentingan individu konsisiten
dengan kepentingan umum dari organisasi.
13.
Mengakui adanya satu komando.
14.
Mempromosikan koordinasi dahan dan kemusiaan.
15.
Melembagakan dan memberlakukan pengawsan.
16.
Menghindari adanya pengaturan, birokrasi, dan
kertas kerja.
Keuntungan dan Kerugian Pembagian Tenaga
Kerja
Keuntungan :
1.
Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu
sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat
2.
Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu
tugas ke tugas yang lain
3.
Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan
dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
4.
Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana
melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk
Kerugian :
1.
Pembagian kerja hanya dipusatkan pada
efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia
2.
Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi
sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun
Menurut Chester Barnard akan makin banyak
perintah manajer yang diterima dalam jangka panjang jika :
1.
Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh
manajer dan dikenal semua anggota organisasi
2.
Tiap anggota organisasi telah menerima
saluran komunikasi formal melalui mana dia menerima perintah
3.
Lini komunikasi antara manajer bawahan
bersifat langsung
4.
Rantai komando yang lengkap
5.
Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang
memadai
6.
Manajer menggunakan lini komunikasi formal
hanya untuk urusan organisasional
7.
Suatu perintah secara otentik memang berasal
dari manajer
Jenis-Jenis Wewenang
1.
Wewenang Lini
2.
Wewenang Staf
3.
Wewenang Fungsional
Delegasi
Terdapat tiga langkah dalam proses
pendelegasian :
1.
Membebankan semua kewajiban tertentu pada
individu
2.
Proses pendelegasian melibatkan pemberian
wewenang yang semestinya kepada bawahan
3.
Penciptaan kewajiban pada bawahan untuk
melaksanakan kewajiban yang dibebankan
Kendala bagi proses pendelegasian
1.
Kendala yang berhubungan dengan penyelia
2.
Kendala yang berhubungan dengan bawahan
3.
Kendala yang berhubungan dengan organisasi
Sumber:
Ibid., hlm. 24-26.
Khaerul Umam, Perilaku Organisasi,
Pustaka Setia, 2010. hlm. 24
Soewarno Handayaningrat,Pengantar Studi Ilmu
Administrasi dan Manajemen, Gunung Agung, 1995, hlm. 127.
Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu
Administrasi, Sinar Baru Algesindo, 2009, hlm. 166.
Winardi, Asas-asas Manajemen, Mandar
Maju, 1990, hlm. 235-237.
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab11dasar_dasar_pengorganisasian.pdf
http://home.unpar.ac.id/~lpkm/dasar-dasar%20pengorganisasian.html
http://rodlialramdhan.blogspot.com/2013/09/fungsi-perencanaan-dalam-organisasi.html?m=1